Dengan hormat, kami mengucapkan selamat datang di Buku Panduan Digital Layanan Elektronik Terpadu SIPESAT Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Garut.

Dokumentasi ini disusun secara terperinci untuk memberikan panduan komprehensif kepada seluruh civitas akademika— Pimpinan Fakultas, Tenaga Pendidik, Mahasiswa—serta masyarakat umum dalam memahami dan mengoperasikan ekosistem administrasi persuratan elektronik di lingkungan FMIPA Universitas Garut.

Tata kelola birokrasi yang sebelumnya dilakukan secara manual kini telah ditransformasikan menjadi sistem digital terpadu, meminimalisasi penggunaan kertas (paperless workflow), mempercepat pemrosesan dokumen, dan menghadirkan transparansi penuh dalam pelacakan status berkas.

Ekosistem SIPESAT mencakup pengelolaan, pengajuan, pemrosesan, hingga pengarsipan seluruh jenis surat resmi dan dokumen administrasi yang diterbitkan oleh FMIPA Universitas Garut.

Layanan ini melingkupi pengurusan berbagai dokumen akademik mahasiswa hingga kebutuhan kedinasan dosen, seluruhnya berjalan secara otomatis dengan verifikasi data akademik langsung pada database utama fakultas.

Bagi mahasiswa aktif maupun dosen yang baru pertama kali menggunakan SIPESAT, wajib melakukan prosedur Klaim Akun untuk menghubungkan email Google Anda dengan nomor identitas resmi di database fakultas.

Ketika Anda mencoba menekan tombol "Masuk dengan Google" untuk pertama kalinya dan sistem mendeteksi bahwa email tersebut belum terdaftar, Anda akan otomatis dialihkan ke halaman klaim akun. Proses ini bertujuan menautkan identitas akademik resmi Anda secara aman dan permanen.

Apabila Anda kehilangan atau lupa kata sandi, SIPESAT menyediakan fitur pemulihan mandiri tanpa harus mendatangi kantor IT secara fisik.

Melalui menu Lupa Kata Sandi? pada portal masuk utama, sistem mengidentifikasi identitas Anda berdasarkan nomor induk yang dimasukkan, kemudian memancarkan kode pengaman secara otomatis ke nomor WhatsApp dan Surel terdaftar Anda secara bersamaan.

Untuk melindungi infrastruktur server dari potensi gangguan dan menjaga kuota notifikasi tetap stabil, sistem menerapkan kebijakan batasan akses secara ketat.

Setiap pengguna dibatasi maksimal 5 kali permintaan OTP dalam 15 menit. Jika melampaui batas, akses login sementara diblokir selama 15 menit dan notifikasi peringatan keamanan (Security Alert) dikirimkan ke WhatsApp terdaftar.

Bagi alumni, mitra instansi, tamu umum, maupun mahasiswa yang mengalami kendala login, SIPESAT menyediakan fitur Layanan Mandiri Publik.

Fitur ini memungkinkan pengajuan permohonan surat dilakukan langsung tanpa proses login. Dengan formulir terstruktur, data permohonan langsung masuk ke antrean verifikasi staf pelayanan loket akademik secara instan.

Setelah pengajuan mandiri berhasil, layar perangkat Anda akan menampilkan Tiket Elektronik resmi.

Tiket digital ini memuat QR Code Unik dan 6 Digit Kode PIN Pengambilan. Unduh atau screenshot tiket ini — merupakan bukti otentik kepemilikan berkas yang wajib digunakan untuk memantau status dan mencetak dokumen fisik.

Apabila permohonan surat Anda telah disetujui dan disahkan secara digital oleh Pimpinan (Anda akan menerima notifikasi resmi via WhatsApp), Anda dapat mencetak surat fisik secara mandiri.

Kunjungi lobi Ruang Akademik FMIPA Universitas Garut. Arahkan QR Code Tiket Elektronik ke scanner di bawah layar Kiosk, atau masukkan 6 digit Kode PIN melalui layar sentuh. Dokumen yang telah ditandatangani akan tercetak secara instan.

Dasbor Utama Mahasiswa dirancang sebagai pusat kendali layanan akademik. Di sini Anda disajikan visualisasi ringkas jumlah permohonan (Menunggu Verifikasi, Sedang Diproses, Selesai), tabel riwayat lengkap, serta inbox notifikasi.

Untuk menghindari kesalahan pengisian, pastikan nomor whatsapp aktif & biodata diri terisi secara valid. Jika ada ketidaksesuaian data mohon untuk update profile di menu Profile =>Biodata diri. Sistem otomatis akan mengirim notifikasi ke nomor Whatsapp aktif dan memfilter kategori surat berdasarkan program studi aktif, sehingga Anda hanya melihat formulir yang relevan.

Portal Dosen disajikan khusus bagi Tenaga Pendidik di lingkungan Fakultas MIPA untuk mengurus seluruh keperluan administrasi penugasan akademik secara cepat.

Dosen dapat masuk secara instan menggunakan Google SSO dengan email kedinasan. Melalui dasbor ini, dosen dapat memantau riwayat surat tugas, izin riset, penugasan pengabdian, serta mengajukan permohonan baru.

Untuk menghemat waktu administrasi, SIPESAT dilengkapi fitur Pengisian Profil Otomatis (Autocomplete).

Saat mengajukan Surat Tugas Mengajar, Penelitian, atau Pengabdian, sistem cerdas menarik informasi profil Anda (Nama Lengkap, NIDN/NIP, Golongan, Jabatan Fungsional, Program Studi) dari database kepegawaian secara otomatis. Tidak perlu mengetik biodata berulang kali.

Pada sudut kanan bawah portal SIPESAT, tersedia asisten virtual cerdas bernama MIRA AI (Mifantist Intelligent Response Assistant).

MIRA AI memiliki basis pengetahuan terintegrasi mengenai SOP pelayanan administrasi, jadwal akademik, persyaratan beasiswa, hingga data profil akreditasi prodi. Tanya apa saja menggunakan bahasa sehari-hari dan MIRA AI merespons secara instan, 24 jam penuh.

Selain menjawab pertanyaan, MIRA AI memiliki kemampuan canggih untuk melakukan Pembuatan Surat Instan (Auto-Drafting) langsung melalui jendela chat.

Cukup ketikkan: "Mira, tolong buatkan saya Surat Keterangan Aktif Kuliah untuk keperluan BPJS". MIRA AI mengidentifikasi maksud Anda, menarik profil akademik dari database, dan mendaftarkan draf pengajuan ke sistem antrian — tanpa Anda harus mengisi formulir manual.

SIPESAT membebaskan Anda dari keharusan datang fisik ke kantor Tata Usaha untuk menanyakan perkembangan dokumen.

Setiap perubahan status — dokumen masuk sistem, sedang diproses, ditolak karena lampiran buram, atau selesai disahkan — sistem memancarkan pemberitahuan otomatis ke WhatsApp dan Surel terdaftar, dilengkapi tautan unduhan langsung untuk berkas digital Anda.

Seluruh dokumen yang diajukan mengalir ke antrian Pimpinan Fakultas (Dekan, Wakil Dekan, atau Kaprodi) yang berwenang untuk disahkan secara elektronik.

Ketika Pimpinan membubuhkan persetujuan, sistem menyematkan TTE berupa QR Code Unik Terenkripsi ke dokumen PDF Anda — mengunci keabsahan isi surat secara hukum dan memastikan dokumen tidak dapat dipalsukan.

Untuk menunjang mobilitas Pimpinan Fakultas, SIPESAT menyediakan dasbor verifikasi portabel yang sangat ramah perangkat seluler.

Pimpinan dapat membuka tautan peninjauan dokumen langsung melalui ponsel saat berada di luar kampus. Melalui fitur ini, pimpinan dapat meninjau lampiran dan membubuhkan tanda tangan secara kolektif (bulk approval) hanya dengan sekali sentuh — pelayanan tidak terhambat meski pimpinan sedang di luar kota.

Setiap instansi luar, perusahaan, dinas pemerintah, maupun masyarakat umum dapat memverifikasi keabsahan dokumen yang dikeluarkan FMIPA Universitas Garut secara mudah.

Dengan memindai QR Code TTE di bagian tanda tangan dokumen menggunakan kamera ponsel, pihak pemeriksa langsung diarahkan ke laman validasi resmi SIPESAT (/validasi/surat) yang menampilkan riwayat penerbitan, nama penandatangan, nomor surat, dan ringkasan isi dokumen asli.